Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti SoftGate, s.r.o.

Tento dokument obsahuje Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) ve společnosti SoftGate, s.r.o. (dále jen „Naše společnost“) jako správce osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“). Těmito zásadami informujeme subjekty údajů o tom, jakým způsobem nakládáme s informacemi, daty, které s námi sdílíte. Ochrana soukromí a dále navazující ochrana osobních údajů je pro Naši společnost jednou z nejdůležitějších zásad, proto s osobními údaji nakládáme jen výhradně s platnou legislativou. Rádi bychom Vás požádali o přečtení těchto Zásad zpracování osobních údajů v Naší společnosti, abyste si byli jisti, jakým způsobem se při zpracování Vašich osobních údajů řídíme.

Kontakty v souvislosti s ochranou osobních údajů v rámci Naší společnosti

Informace o správci osobních údajů (dále jen „Správce“):

Obchodní firma: SoftGate, s.r.o.
IČO: 28762908
DIČ: CZ28762908
Sídlo: Vážní 531, Slezské předměstí, 500 03 Hradec Králové
Kontaktní osoba: Jiří Pašek
Kontaktní e-mail: jiri.pasek@softgate.cz
Kontaktní tel. číslo: 499 599 537
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl v Naší společnosti jmenován.

Jaké osobní údaje shromažďujeme?

V rámci Naší společnosti shromažďujeme zejména tyto osobní údaje:

1. Jméno a příjmení,
2. Titul,
3. Adresa bydliště či adresa trvalého pobytu,
4. Doručovací adresa,
5. Datum narození,
6. Číslo účtu,
7. Telefonní číslo,
8. Pracovní pozice,
9. Profesní životopisy,
10. Zaměstnavatel subjektu údajů,
11. E-mail,
12. Účetní doklady a záznamy,
13. Daňové doklady.

Obecně shromažďujeme Vaše osobní údaje jen v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti s objednávkou či uzavřením smlouvy s naší společností, tedy jen v nezbytném rozsahu pro plnění smlouvy. Další údaje můžeme zpracovávat na základě Vašeho souhlasu.

Jak s Vašimi osobními údaji nakládáme?

Osobní údaje jsou uchovávány v digitální a/nebo v tištěné podobě podle nařízení GDPR. Doba uchovávání je stanovena vnitřními pravidly Naší společnosti, která kontrolují zákonnost držení osobních údajů. Díky tomuto procesu víme jistě, že Vaše osobní údaje nejsou drženy nezákonně delší dobu, než je zapotřebí.

Všechny osobní údaje Správce ukládá jen po nezbytnou dobu k výkonu práv a povinností vyplývající ze smluvního vztahu mezi Subjektem údajů a Naší společností a z důvodu případného uplatňování nároků z těchto smluv zpracováváme osobní údaje po dobu 10 (deset) let od ukončení smluvního vztahu. V případě, že jste Naší společnosti udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu, osobní údaje získané na základě tohoto souhlasu zpracováváme po dobu nejdéle 5 (pěti) let.

Naše společnost je správcem všech Vašich osobních údajů.

Správce dále taktéž prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a že ke všem osobním údajům mají přístup jen Správcem pověřené osoby.

Odkud získáváme Vaše osobní údaje?

Osobní údaje, které nám poskytnete, získáváme zejména v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti s poptávkou a využitím našich služeb na našem internetovém portálu softgate.cz. Dále zpracováváme osobní údaje v rámci jednání o uzavření smlouvy, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou. Vy, jako subjekt údajů, máte povinnost poskytnout jen přesné a pravdivé údaje. V případě změny jakéhokoliv údaje jste povinni kontaktovat Naši společnost, abychom měli vždy ty nejaktuálnější informace.

Na základě jakých účelů zpracováváme osobní údaje?

Naše společnost zpracovává osobní údaje z přesně stanovených účelů vyjmenovaných v čl. 6 nařízení GDPR. V našem případě půjde zejména o účely:

1. dodávka našich služeb (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
   • pro tento účel zpracováváme jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, titul, profesní životopisy
2. vyúčtování služeb zákazníkům na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, (čl. 6 odst. 1 písm. c))
   • pro tento účel zpracováváme účetní doklady a záznamy
3. plnění daňových povinností Naší společnosti podle zákona č. 235/2004 Sb., dani z přidané hodnoty. (čl. 6 odst. 1 písm. c)),
   • pro tento účel zpracováváme daňové doklady
4. řízení zakázek (čl. 6 odst. 1 písm. b)),
   • pro tento účel zpracováváme jméno, příjmení,
5. vystavení certifikátů (čl. 6 odst. 1 písm. b)),
   • pro tento účel zpracováváme jméno, příjmení, datum narození, pracovní pozice
6. sepis prezenčních listin seminářů (čl. 6 odst. 1 písm. b)),
   • pro tento účel zpracováváme jméno, příjmení, telefonní číslo, pracovní pozice, e-mail
7. v případě, že nám dáte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů k účelu přímého marketingu (čl. 6 odst. 1 písm. a)),
   • pro tento účel zpracováváme jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozici, zaměstnavatel subjektu údajů

Komu osobní údaje poskytujeme?

Osobní údaje, které o našich klientech zpracováváme, nezasíláme do žádných jiných zemí Evropské unie. Osobní údaje jsou poskytovány subdodavatelům našich služeb (např: účetní agentuře) a jiným subjektům. Smluvní subdodavatelé získávají jen ty potřebné údaje, které jsou zapotřebí k dostatečnému plnění smlouvy. Tyto společnosti jsou ve vztahu, správce – zpracovatel, zpracovateli a vždy se řídí pokyny Správce (Naše společnost).

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

1. Právo na informace o Vašich osobních údajích

   Máte právo na získání potvrzení, zda jsou o Vaší osobě v Naší společnosti zpracovávané nějaké osobní údaje. Pokud o Vás Naše společnost zpracovává nějaké osobní údaje, máte právo na sdělení všech osobních údajů, které o Vás zpracováváme.

2. Právo na kopii osobních údajů

   Pokud o Vás Naše společnost uchovává nějaké údaje, máte právo na informaci, za jakým účelem zpracováváme Vaše osobní údaje, jaké kategorie osobních údajů zpracováváme, zda jsou tyto údaje zpřístupněny jiným příjemcům, máte právo také zjistit plánovanou dobu, po kterou jsou uloženy osobní údaje, právo podat stížnost atd.

3. Právo na opravu osobních údajů

   Pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme jakýkoliv osobní údaj a zjistíte, že je nepřesný či neúplný, máte právo na aktualizaci či doplnění tohoto nepřesného údaje.

4. Právo na výmaz osobních údajů

   Máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud již pro nás nejsou potřebné pro ten účel, pro který byly zpracovávány. Taktéž máte právo na výmaz, pokud jste odvolal souhlas s jejich zpracováváním nebo byly zpracovávány v rozporu s právními předpisy.

5. Právo na omezení zpracování osobních údajů

   Máte právo požadovat omezení zpracování, pokud popíráte přesnost osobních údajů, nebo je jejich zpracování protiprávní, ale odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho jen omezení jejich použitelnosti, nebo pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané údaje zpracovávat i poté, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly Vámi Naší společnosti poskytnuty.

6. Právo na přenositelnost údajů

   V případě, že se Vaše osobní údaje zpracovávají automatizovaně, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které Vám následně budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

   Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, včetně profilování, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Pokud jsou Vaše údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, můžete vznést námitku, a následně již Vaše údaje nebudeme zpracovávat pro tento účel.

8. Právo odvolat souhlas

   Pokud jsme Vaše osobní údaje zpracovávali na základě Vašeho souhlasu, máte právo kdykoliv odvolat tento souhlas. Zpracování osobních údajů, které proběhlo před odvoláním souhlasu, je zákonné.

9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

   Pokud máte za to, že jsme Vaše osobní údaje zpracovávali nezákonně či došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů, maté právo podat stížnost u dozorového úřadu, v České republice je to Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. kontakt: +420 234 665 111, email: posta@uoou.cz, dat. schránka: qkbaa2n.

10. Poskytování osobních údajů subjektům údajů

    V případě, že subjekt údajů využije jednoho či více výše vyjmenovaných práv, Naše společnost má povinnost odpovědět na žádost neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

    Pokud subjekt údajů uplatní své právo prostřednictvím elektronické komunikace, Naše společnost mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické podobě, ledaže Subjekt údajů požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

    Naše společnost má právo v případě opakované, čí nedůvodné žádosti o poskytnutí informací účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, bez ohledu na to, odkud byl přístup realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Naší společností a subjektem údajů je dána pravomoc a příslušnost soudů České republiky.
2. Odesláním poptávky z internetového poptávkového nebo kontaktního formuláře potvrzujete, že jste seznámen s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.
3. Subjekty údajů, kteří poskytují své osobní údaje Naší společnosti na základě souhlasu se zpracováním Osobních údajů tak činí dobrovolně.
4. Naše společnost si vyhrazuje právo změnit či doplňovat tyto Zásady zpracování osobních údajů.
5. Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.